Вопросы и ответы экспертов

Это зависит от самого соглашения. Если в соглашении указаны особенности отчета по дополнительно установленным показателям, то руководствоваться нужно будет этими нормами соглашения. Если же в соглашении дополнительные показатели просто перечислены как продолжение перечня обязательных, то отчет нужно будет формировать с учетом всех взятых на себя обязательств (на этапе после заключения соглашения уже не имеет значения, какие из них были необходимы, а какие организация приняла на себя в качестве дополнительных). Аналогично и с нарушением соглашения - по умолчанию необходимо выполнять все взятые обязательства. Но, если в соглашении установлены исключения в отношении конкретных показателей, эти исключения будут применяться.

Целесообразно разработать локальный нормативный акт, в котором предусмотреть, как фиксируются эти консультации. Это может быть сделано программными средствами (например, электронная запись на консультацию, где консультант либо родитель отмечает, что консультация была оказана), либо другим способом (например, консультант ведет журнал оказанных консультаций). Нормативными правовыми актами этот вопрос не решен, поэтому, если в соглашениях нет никаких требований по данному вопросу, то можно свободно разрабатывать и закреплять внутренним документом любую удобную процедуру (с учетом требований законодательства о персональных данных).

Целесообразно разработать локальный нормативный акт, в котором предусмотреть, как фиксируются эти консультации. Это может быть сделано программными средствами (например, электронная запись на консультацию, где консультант либо родитель отмечает, что консультация была оказана), либо другим способом (например, консультант ведет журнал оказанных консультаций). Нормативными правовыми актами этот вопрос не решен, поэтому, если в соглашениях нет никаких требований по данному вопросу, то можно свободно разрабатывать и закреплять внутренним документом любую удобную процедуру (с учетом требований законодательства о персональных данных).

Это зависит от того, как использована смета в рамках соглашения. Если смета была просто расчетным инструментом, а далее в соглашении просто зафиксировали общую сумму, не зафиксировав смету как обязательство для организации, в таком случае можно было бы проводить замены независимо то того, как изначально рассчитывали по смете. Но, если смета приложена к соглашению, и в соглашении зафиксированы обязательства организации осуществлять приобретение именно в соответствии со сметой, то смета фактически является обязательной для организации. В таком случае любые замены могут производиться без изменения соглашения только в пределах сметы. Таким образом, закупить что-то иное можно лишь в том случае, если итоговая покупка будет либо соответствовать тем требованиям, которые указаны в смете, либо превышать их. Если это невозможно, то нужно вносить изменения в соглашение

В соответствии с приложением № 13 «Правила предоставления из федерального бюджета грантов в форме субсидий юридическим лицам в рамках реализации отдельных мероприятий государственной программы российской федерации "Развитие образования", утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2017 № 1642 "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Развитие образования" (далее – Правила) для участия в конкурсном отборе на получения гранта в форме субсидии участники в составе комплекта документов предоставляли также финансово-экономическое обоснование и (или) смету запрашиваемого размера гранта (пп. Г п. 7 Правил). В рамках сдачи квартального отчета данная информация запрашивается исключительно с целью проверки корректности отнесения затрат к тем или иным кодам направлений расходования средств гранта в форме субсидии (колонка 3 отчета о расходах).

Пунктом 1.2. Соглашения о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидий на поддержку проектов, обеспечивающих создание инфраструктуры центров (служб) помощи родителям с детьми дошкольного возраста установлено, что грант предоставляется на финансовое обеспечение затрат в соответствии с перечнем затрат согласно приложению № 1 к настоящему Соглашению, которое является неотъемлемой частью настоящего Соглашения.

Указанным приложением определены объем и укрупненные направления затрат средств гранта в форме субсидии, следовательно если необходимые изменения не требуют внесения корректировок в утвержденное Соглашение то вы имеете на них право без согласования с Министерства просвещения РФ.

В случае если указанные выше корректировки требуют перераспределение расходов по направлениям затрат, то согласно п. 6.2. Соглашения Получатель обязуется согласовывать с Министерством изменение перечня затрат, на финансовое обеспечение которых предоставляется Грант, согласно Приложению № 1, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Соглашения, если такое изменение превышает 10% суммы статей затрат, а также представлять обоснование планируемых изменений, вносимых в Приложение № 1 к настоящему Соглашению, при реализации Мероприятия, указанного в пункте 1.1 настоящего Соглашения.

Также на основании п. 4.4.1. Соглашения Получатель вправе направлять в Министерство предложения о внесении изменений в настоящее Соглашение в соответствии с пунктом 6.3 настоящего Соглашения, в том числе в случае установления необходимости изменения размера гранта с приложением информации, содержащей финансово-экономическое обоснование данного изменения.

Дополнительно обращаем внимание, что в обязанности получателя гранта входит:
- направлять грант на финансовое обеспечение затрат на цели, указанные в разделе I настоящего Соглашения;
- не приобретать за счет гранта иностранную валюту, за исключением операций, определенных в Правилах предоставления гранта;
- вести обособленный аналитический учет операций, осуществляемых за счет гранта;
- обеспечивать достижение значений результатов предоставления гранта в соответствии с пунктом 4.1.5 настоящего Соглашения;

Нет – есть отдельные средства бюджета на эти цели, например на уровне федерального бюджета существует «Субсидии в целях государственной поддержки учреждений при реализации ограничительных мер, направленных на предотвращение распространения заболевания, представляющего опасность для окружающих, эпидемий (пандемий), и обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения» Код субсидии 05-08. Необходимо уточнить существует ли аналогичная поддержка учреждений в Вашем субъекте Федерации.

Все указанные вами расходы остаются в пределах направления расходов «Приобретение оборудования», сумма затрат по нему остается неизменной, приобретаемое оборудование отвечает деятельности Организации направленной на достижение поставленных задач в рамках Соглашения – следовательно данные изменения возможны без дополнительно согласования со стороны Минпросвещения России. (см. ответ на вопрос №2).

Соглашением регламентирована только сумма софинансирования в рамках реализация мероприятий, предусмотренных Соглашением. Согласно п. 3.1.2.1. Соглашения Получатель обеспечивает софинансирование мероприятий, в целях реализации которых предоставляется грант, в объеме в соответствии с приложением № 2 к настоящему Соглашению. Следовательно данные затраты должны соответствовать целям предоставления гранта, способствовать достижению показателей, установленных Приложением № 2, а также объемам, указанным в п. 3.4.1. Соглашения.

В случае если изменения подпадают под условия п. 6.2. Соглашения, то в адрес Минпросвещения России направляется официальное письмо с приложением новой сметы и обоснованием вносимых в перечень затрат.

Вы можете ее израсходовать в рамках утвержденных направлений затрат (Приложение №1 к соглашению) в случае если корректировка сметы не подпадает под требования п. 6.2., или будет осуществлен возврат в бюджет в соответствии с порядком указанным в п. 4.3.9. Соглашения.

Теоретически, не поступление денежных средств не мешало принимать на работу сотрудника с момента заключения соглашения, т.е. фактически, действительно, с 1 августа оснований принимать на работу работника не было, с 1 сентября же вопрос является спорным. Вместе с тем, экономия уже возникла. Можно отправить соответствующий запрос в Министерство в порядке п. 4.2.1 Соглашения, и с момента внесения изменений в приложение руководствоваться новым распределением финансовых средств. При этом нужно учитывать положения п. 6.2. Соглашения, которое предполагает, что согласование требуется лишь при относительно значительном изменении суммы статей затрат (10%). При этом требуется представить обоснование.

По вопросу отчетности требования содержатся в п. 4.3.6.2. Положения, если только ранее не поступит соответствующий запрос от Министерства. Таким образом, если эту информацию никто не затребует досрочно, то представить ее надо будет по всему перечню работ нужно будет не позднее 10 рабочего дня, следующего за отчетным годом, и в п. 6.4, где установлена конкретная дата - 15.01.2010 года. Для того, чтобы предварительно зафиксировать срок реального выполнения работ, можно использовать любой вариант документа, где бы были зафиксированы сроки реального окончания выполнения работ (документ учредителя, направленный учредителю отчет, приказ по учреждению). Такие документы внутренней фиксации направлять никуда не требуется.

Аналогично первому вопросу, обращаться можно в Министерство с предложением внести необходимые изменения. При этом целесообразно проверить, что речь идет об изменениях, которые вызывают десятипроцентное (либо выше) превышение суммы статьей затрат. Обоснование при этом обязательно, исходя из п. 6.2 Соглашения, поэтому можно приложить сопроводительное письмо поставщика оборудования, либо приложить справку от учреждения о том, что с момента подачи документов до момента исполнения Соглашения произошло изменение цены, на основании чего предлагается либо изменить цену, либо заменить оборудование.

Это зависит от локальных нормативных актов Вашей организации и от принятой системы оформления отношений с получателями услуги. По общему правилу, факт оказания услуги - это факт выполнения обязанности, возникающей из гражданского договора (пусть и безвозмездного) с получателем услуги. Поэтому важны нормы гражданского законодательства и содержание договора на оказание услуги по оказанию консультационной, диагностической и т.п. помощи. Важной статьей с точки зрения Вашего вопроса будет статья 159 ГК РФ, процитируем ее содержание.Сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно, если это не противоречит закону, иным правовым актам и договору.Таким образом, специального письменного оформления в данном случае не требуется (в соответствии с законом Вы не обязаны для каждой консультации оформлять акт сдачи-приемки оказанных услуг), поэтому можно разработать свои варианты фиксации факта оказания услуги. Они могут быть разные. Например, может быть заполнен журнал работником. Или, может быть, у Вас есть он-лайн программа для записи - в нее можно интегрировать автоматизированное подтверждение факта оказания услуги (получателем или работником), и затем использовать отчеты в автоматическом виде. Целесообразно отразить выбранный Вами вариант при формировании оферты для договора оказания услуги. Согласно статье 161 ГК РФ, требуется простая письменная форма сделки, однако простая письменная форма - это не обязательно документ с заглавием "договор", подписанный обеими сторонами. Простая письменная форма будет соблюдена, если использованы технические средства в соответствии с частью 1 ст. 160 ГК РФ, либо если сформирована оферта, а акцепт ее в соответствии со статьями 434, 438 ГК РФ произведен конклюдентными действиями. Поэтому можно предусмотреть в оферте все условия оказания услуги, в том числе и формат оформления факта оказания услуги, и указать, какие именно действия являются конклюдентными действиями, составляющими акцепт по оферте (например, факт записи на консультацию после ознакомления с офертой).Для ситуации, когда предварительная запись предполагается не как обязательная, а как возможная (например, организована "живая очередь"), можно также отталкиваться от части 2 статьи 159 ГК РФ. Процитируем ее содержание:Если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.Т.е., теоретически можно выбрать и такой формат организации услуг, когда сделка будет считаться исполняемой сразу при совершении (момент заключения договора - тот момент, когда родитель переступил порог в кабинет консультанта). Однако, и в таком случае рекомендуется оформить письменно некоторый документ о правилах оказания услуг, с которым бы ознакомился родитель перед получением услуги.

В Вашем случае, если мы все правильно поняли, Консультационный центр является структурным подразделением МАДОУ, то есть самостоятельным юридическим лицом не является. Поэтому, когда речь идет о документах Центра, это некоторое упрощение. Все документы Центра, фактически, являются документами МАДОУ, самостоятельной правоспособности Центр не имеет, и потому своих собственных документов у него быть не может. Поэтому в дальнейшем под документами Центра будут подразумеваться документы МАДОУ, которые касаются деятельности центра.

Консультационный центр в статусе структурного подразделения ведет различные типы документации. В первую очередь, если Центр выделен как структурное подразделение (а это должно быть сделано), должно быть положение о Центре (локальный нормативный акт МАДОУ). Это стандартный документ о структурном подразделении, который фиксирует факт его создания, цели, задачи, внутреннюю структуру, взаимодействие с другими структурными подразделениями и т.п.

В рамках Соглашения ведется документация, которая позволит подтвердить факт целевого расходования средств и факт достижения показателей результативности и выполнения запланированных работ. Это будут документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг (типы документации будут зависеть от того, как в Центре организован процесс оказания услуг и выполнения работ, это могут и акты сдачи-приемки выполненных услуг, и другие типы документации, например, журналы). Кроме того, это будут контракты на закупку оборудования. Также Центр сформирует в соответствии с требованиями Соглашения необходимые отчеты. Вся эта документация будет использована для того, чтобы проверить, что МАДОУ выполнило взятые на себя обязательства.

Ведутся документы об оказании Центром услуг, выполнении работ. Это могут быть договоры (в различной форме, в соответствии с требованиями гражданского законодательства), иные документы, сопровождающие оказание услуг и выполнение работ. Примерами могут служить локальные акты о порядке оказания услуг центром или о правилах предоставления таких услуг, типовая форма договора с родителями, согласие родителей на обработку персональных данных и т.п.

В случае, если Центр оказывает платные услуги, должен быть комплект документов в рамках этого направления приносящей доход деятельности - положение о таких услугах, утвержденная стоимость, форма договора и т.п. В случае, если Центр в последующем будет выполнять услуги по муниципальному заданию (МАДОУ будет выдано такое задание), появится комплект документов в связи с заданием (само задание, строки в соглашении о доведении субсидии, отчеты о выполнении задания и т.п.).

Независимо то того, как именно финансируется оказание услуг (грант, платные услуги, муниципальное задание), всегда потребуется ведение документации, связанной с кадровым обеспечением такой работы. Это трудовые договоры, приказы, личные дела и вся совокупность кадровых документов. Если специалисты привлекаются по гражданско-правовым договорам, это будут договоры возмездного оказания услуг (однако в данном случае нужно учитывать особенности трудовых и гражданско-правовых отношений, и не оформлять реальные трудовые отношения как договор ГПХ, потому что это незаконно и влечет, в том числе, административную ответственность).

Кроме того, Центр должен иметь определенное материально-техническое обеспечение, что предопределяет комплект документов, связанных с имуществом, которое используется в работе центра (в частности, оно принимается на учет, в отношении него проводится инвентаризация, нужны конкретные действия и документы для распоряжения таким имуществом, если оно будет недвижимым или особо ценным движимым, и т.п.).

Таким образом, в работе Центра будет задействована самая разная документация. Если Вам интересно узнать о каких-то конкретных аспектах составления тех или иных документов, ждем Ваших вопросов по конкретным документам \ типам документов.

Более подробно об документационном сопровождении деятельности Центра можно будет также услышать на серии вебинаров, которые будут организованы в рамках данного проекта (информация о времени проведения будет направлена Вам по электронной почте).